Úvod do stránky funkcí.
Informační systém Schoolpartner je doslova napěchovaný funkcemi a procesy,
nicméně stále s důrazem na to, aby si ho každý zákazník mohl upravit
a používat podle svých potřeb.
Abychom Vás o tom přesvědčili, vybrali jsme hlavní funkce systému
a na této stránce vám stručně ukážeme,
co každá funkce znamená.
Můžeme vám garantovat, že systém umí ještě daleko více,
než ukazuje tato stránka, sami to můžete zjistit,
pokud si zdarma vytvoříte demo verzi systému
a přihlásíte se do ní.
Správa kurzů
Základní stavební kámen systému Schoolpartner, který Vám maximálně zjednoduší práci a ušetří čas. Veškeré funkce, které vytváříme, směřují k co největší automatizaci a tím i k úspoře času a peněz. Vše máte stále pod kontrolou a vše si můžete upravit zcela podle Vašich postupů a procesů. Při práci se systémem Schoolpartner se nemusíte přizpůsobovat systému, systém je připraven přizpůsobit se Vám.
Automatické faktury
Ať má Váš zákazník standardní, či nestandardní požadavky na podobu faktur, vlajková loď systému Schoolpartner je bez potíží zvládne. Fakturace dle nastavení rozděluje faktury po kurzech, jazycích, umí rozdělit fakturovanou částku i mezi více odběratelů v jednom kurzu. Potřebujete zadat spoluúčast studenta? Není parametr, který by funkce nedokázala promítnout do faktury, nebo do její volitelné přílohy. A pozor, vše nastavíte pouze jednou a systém se při fakturaci tímto nastavením automaticky řídí. Časová úspora každý měsíc je skutečně obrovská.
API
Potřebujete ze Schoolpartnera dostat data do jiného informačního systému? Nebo chcete data odjinud dostat do Schoolpartnera? Díky API můžete napojit téměř jakýkoli další systém a užívat si tak automatické načítání a posílaní dat mezi jednotlivými aplikacemi. V praxi tak můžete ušetřit čas a zvýšit přehlednost dat například synchronizací dat odběratelů, nebo zobrazením kurzu ze systému rovnou na Vaše webové stránky. Propojit můžete mimo jiné i přihlášky, které pak vyřizujete opět přímo v systému. API tak šetří čas tam, kde potřebujete.
Přihlášky z webu
Propojte své webové stránky přímo se systémem Schoolpartner. Student se přihlásí na vašich stránkách a vy uvidíte jeho přihlášku rovnou v systému Schoolpartner. Žádné přepisování z e-mailů. Přihlášeným studentům snadno odešlete faktury a po připsání peněz na účet je jednoduše označíte jako uhrazené. Celý proces přihlašování nejenom do veřejných kurzů je tak zkrácen na úplné minimum. Velmi přehledně a pod Vaší kontrolou.
Automatické e-maily
Ohromnou úsporu času přináší funkce, která automaticky odesílá e-mailem informace konkrétním skupinám v konkrétních situacích. Například při omluvě studenta, při zrušení hodiny, při vytvoření faktury za kurz a v mnoha dalších. Funkce je velmi snadno konfigurovatelná, můžete si ji tedy jednoduše přizpůsobit Vašim procesům a potřebám. Používali jste dosud externí aplikaci? Teď už nemusíte, Schoolpartner to zvládne sám.
Knihovna
Ať už chcete učebnice prodávat, nebo jenom půjčovat, modul knihovny vám práci výrazně usnadní. Vše potřebné najdete v části systému, která je pro práci s učebnicemi přímo určena. Schoolpartner navíc umí pracovat i se čtečkou čárových kódů a čárové kódy i jednoduše tisknout. Práce s učebnicemi a knihami, jako je naskladňování, zápůjčky či prodej, je tak hračkou. Abychom nezapomněli, systém sám upozorňuje uživatele, že nějaký titul nevrátili, a Vám tak opět šetří práci a čas.
Burza lektorů
Další propracovaná funkce systému, díky které bude obsazování kurzů lektory hračkou. Díky burze velmi snadno najdete lektory na základě zcela neomezeného množství parametrů. Samozřejmostí jsou jazyk, úroveň, čas, specializace lektora a mnoho dalších. Pokud Vám ale systémové parametry nebudou stačit, nadefinujte si lehce své vlastní. Bonusem této funkce je pak možnost vybrané lektory přímo ze systému jednoduše oslovit e-mailem s nabídkou volného kurzu.
Studijní plány
Funkce systému, která osloví nejenom čím dál náročnější zákazníky, ale především umožní lepší spolupráci s lektory. Díky této součásti metodického modulu budete jednoduše a zároveň komplexně pracovat s plány studia ve všech typech kurzů. Plány můžete vyžadovat dle potřeby a metodicky je můžete schvalovat, vracet k přepracování, nebo je hotové zveřejňovat vybraným osobám a skupinám. Vše přehledně a jednoduše. Přidaná hodnota ve výuce bez práce navíc v informačním systému.
Finanční reporting
Detailní přehled o ekonomických výsledcích je základní potřebou vedení každé školy. Reporty ve Schoolpartneru Vám dají jasné a přesné informace o všech možných oblastech fungování. Reporty jsou navíc konfigurovatelné, sami si tak určíte, co je pro Vás důležité a co naopak v přehledech vidět nepotřebujete. Pokud by vám rozsah zobrazení ve Schoolpartneru nestačil, data snadno vyexportujete do některého z tabulkových procesorů, jako je například Microsoft Excel, kde je můžete podrobit ještě hlubší analýze.
Variabilita
Vedení, nebo majitelé školy si vždy mohou zvolit, jaké funkce chtějí využívat, či co chtějí zobrazit odběratelům, nebo studentům. Máte své specifické postupy? Ve Schoolpartneru je nebudete muset přizpůsobovat, systém se přizpůsobí Vám. Ze zkušenosti našich zákazníků víme, že Schoolpartner dokáže uspokojit i nestandardní požadavky na postupy a procesy. A pokud něco v systému doopravdy chybí, po dohodě to rádi přidáme. Vaše spokojenost je naší prioritou.
Rezervace učeben
Jedna z drobných učitečných funkcí šetřící čas administrátorům školy. Potřebuje-li lektor z nějakého důvodu rezervovat učebnu, ať už proto, aby nahradil zrušenou hodinu, nebo proto, že si nevyužitou místnost od Vás pronajímá, může tak učinit sám přímo ve svém rozhraní. Informaci o rezervaci pak administrátor najde ve svém rozhraní a učebna se v systému automaticky začne pro daný čas ukazovat jako nedostupná.
Multijazyčnost systému
Ne všichni lektoři mluví dostatečně česky a orientace v čistě českém systému by pro ně mohla být obtížná. Systém Schoolpartner má svou vlastní sadu slovníků a pokud by vám nestačil anglický, či německý překlad, můžete snadno doplnit slovní zásobu jakéhokoliv jazyka si vzpomenete. Pokud používáte výrazy specifické pouze pro Vaši školu, jednoduše je do systému doplníte a zvýšíte tak komfort pro jeho uživatele.
Import z bank
Další funkce zacílená na úsporu času. Místo ručního přepisování údajů o došlých platbách můžete soubor z Vašeho bankovnictví načíst přímo do systému Schoolparter. Ten poté provede párování plateb a označí konkrétní faktury jako uhrazené. Pokud při kontrole nalezne nesrovnalost, umožní Vám zadat párování ručně, nebo opravit případnou chybu v platbě. Nad přijatými platbami tak mát e stále perfektní přehled.
Dotazníky
Zajímá Vás spokojenost studentů s lektory a výukou? Chcete se studentů zeptat, zda budou pokračovat v kurzu i v příštím semestru? Vytvořte si jednoduše dotazník přesně podle svých představ. Vyberte si, kterým skupinám či jednotlivcům dotazník odešlete a nechejte respondenty vyplnit odpovědi. V systému pak najdete jednotlivé odpovědi i přehledné a přesné statistiky. Ve Vaší režii je pak i to, komu a v jakém čase výsledky zobrazíte.
Volné učebny
Systém Vám ukáže obsazenost konkrétní učebny automaticky vždy při zakládání nového kurzu. Pokud ale potřebujete hledat dostupnou učebnu, i když zrovna nezakládáte nový kurz, použijte vyhledávání učeben v samostatné funkci. Systém umí pracovat s různými místy výuky jak ve vašich prostorách, tak v prostorách odběratelů a na dotaz zobrazí učebny, které jsou pro požadovaný termín volné. Hledání dostupných učeben se tak stane rychlejší a přehlednější.
Doplňková pole
Nestačí Vám kategorie a položky, které v systému jsou? Vytvořte si své vlastní prostřednictvím takzvaných doplňkových polí. V kartách kurzů, odběratelů, studentů, lektorů a dalších si pak můžete uložit naprosto jakoukoliv informaci důležitou Váš obchod a vše budete mít přehledně na jednom místě. Podle všech těchto polí můžete navíc řadit seznamy i filtrovat a vyhledávat. Díky této funkci přestanete ukládat údaje mimo systém, protože vše, co budete potřebovat, uložíte přehledně přímo ve Schoolpartneru.
Pokladny
Vedení jedné poklady považujeme za hotovou věc. Schoolpartner ale umí pracovat s neomezeným množstvím pokladen (například pokud máte více poboček) a finance umí mezi pokladnami i převádět a dělat další nezbytné transakce. Přijímat můžete nejenom hotovost, ale i různé typy šeků. Samozřejmostí je tisk dokladů, jak příjmových, tak výdajových. Pracuje s jednou pokladnou více administrátorů? Se Schoolpartnerem Vás ani v této oblasti nic nezaskočí.
Benefitní firmy
Schoolpartner Vás nenechá na holičkách ani v případě, že studenti chtějí platit prostřednictvím některé s firem poskytující benefity. Systém zvládne vše od snadného vytvoření faktury na danou společnost až po případné rozdělení platby mezi všechny zúčastněné strany. Není tedy třeba fakturovat nic zvlášť, funkcionalita systému Schoolpartner je připravená na všechny možné požadavky a podmínky jak ze strany studentů, tak ze strany firem poskytujících benefity. Platba prostřednictvním benefitů je tak pro administrátora záležitostí chvilky.
Více subjektů
Dodáváte zákazníkům služby prostřednictvím více subjektů? I to zvládá Schoolpartner snadno a přehledně, a to pod jedním přihlášením. Dokonce zcela automaticky pozná, jaké dokumenty, s jakým logem má zobrazit, nebo odeslat kterým zákazníkům. Automatizace a následná úspora času i nákladů je opět zcela zřejmá.
Certifikáty
Chtějí po Vás studenti, či odběratelé certifikáty? V systému Schoolpartner je vystavíte snadno a rychle. Stačí nastavit studentům, že mají na certifikát nárok a poté vytvořit pdf soubor, který můžete odeslat, nebo vytisknout. Použít můžete také různé verze šablon, aby vzhled odpovídal Vašim potřebám. Certifikáty navíc nemusíte připravovat po jednom, lze je vytvořit pro celý kurz najednou.
Partnerské školy
Pokud spolupracujete při výuce s dalšími jazykovými školami, informace o výuce mohou tyto partnerské školy zadávat přímo do systému Schoolpartner, bez ohledu na to, zda mají vlastní licenci. Každá partnerská škola samozřejmě vidí pouze ty kurzy a odběratele, za které je zodpovědná, Vy ale vidíte přehledně všechny partnerské školy. Ani v této situaci tak neztrácíte kontrolu a máte vše na jednom místě.
Tiskové sestavy
I době informačních technologií je někdy nezbytné vytisknout některé informace na papír. Schoolpartner vás nechá tisknout rozvrhy učeben, lektorů, studijní plány a další. Vše si navíc můžete dále nastavit a upravit tak, aby výsledek odpovídal tomu, co od něj Vy, nebo Vaši zákazníci očekávají. A pro případ, že je Vaše představa přece jenom odlišná, v rámci podpory Vám dokumenty připravíme tak, aby Vám, nebo Vašim odběratelům vyhovovaly.
Omluvenky
Jako vše v systému Schoolpartner, i proces omlouvání je navržen tak, aby šetřil práci a čas. Student zadá omluvenku do systému a systém sám odešle zprávu lektorovi. Pokud se omlouvá z kurzu poslední student, Schoolpartner lektorovi odešle informaci o tom, že hodina se nekoná a ten nemusí chodit. Pokud po Vás někdy lektoři chtěli odměnu za hodinu bez studentů, protože jim administrátoři nepředali informace, můžete být v klidu. Se Schoolpartnerem se Vám to již nestane.
Rozpory v zápisy
Pokud student nesouhlasí s tím, jak jeho účast zapsal lektor, jednoduše to v systému označí. Systém ihned automaticky informuje administrátora, který přehled všech rozporovaných hodin vidí přehledně na obrazovce. Vyřešení rozporu je sice na něm, ale díky této funkci má ve všem dobrý přehled a ve chvíli, kdy je rozpor vyřešen, stačí, aby zadal informaci zpět do systému. Výsledek poté vidí i ostatní zúčastněné strany. Díky funkci rozporů tak mohou mezi sebou jednotlivé strany komunikovat rychle, efektivně a transparentně.
Zpětná vazba
Chcete vědět, jak hodnotí studenti kvalitu Vašich lektorů? Ve Schoolpartneru můžete velmi jednoduše vytvořit dotazníky zpětné vazby přesně podle vašich potřeb. Na výběr máte různé typy otázek, definici sekcí, prostě vše, co můžete pro tvorbu hodnotného dotazníku zpětné vazby potřebovat. Celý proces je velmi jednoduchý a tak dotazník vytvoříte během chvíle. Sami pak rozhodnete, komu dotazník přímo ze systému odešlete, například konkrétnímu odběrateli, nebo studentům jednoho kurzu. Vyhodnocení poté vidíte přehledně a srozumitelně na jednom místě v systému.
Studijní plány
Práce se studijními plány se stala v prozákaznicky orientované výuce samozřejmostí. Proto i v systému Schoolpartner vidí studenti ve svém rozhraní plán svého studia a vždy tak mají přehled o tom, co jej čeká a co budou umět na konci kurzu. Zveřejnění plánu máte samozřejmě zcela pod kontrolou, student jej tedy uvidí až se vy rozhodnete. No a pokud se studijními plány nepracujete, žádný strach, student ani odběratel v rozhraní žádnou takovou funkci neuvidí.
Výsledky testů
Potřebujete pro klienta plošně otestovat jeho zaměstnance? Žádný problém, ve Schoolpartneru vytvoříte termíny, do kdy mají být testy hotové, a systém tento požadavek zobrazí lektorům v jejich rozhraní. Po napsaní testů lektoři do systému zapíší výsledky, systém za ně sám spočítá skóre a tím eliminuje potenciální chyby. Vy se poté rozhodnete komu a kdy výsledky testů zveřejníte. Už žádné posílání excelových tabulek e-mailem, studenti vidí výsledky ve svých rozhraních a odběratel vidí přehledně výsledky svých zaměstnanců ve svém přístupu.
Nabídka volných kurzů
Protože najít lektora pro kurz je vždy spousta práce, umí Schoolpartner kromě burzy lektorů také zobrazovat nabídku kurzů, pro které hledáte lektora přímo v lektorském rozhraní. Samozřejmě zobrazuje konkrétním lektorům pouze ty kurzy, které by dle volného času v rozvrhu mohli učit. Tím na jedné straně šetří čas administrátorům, na druhé straně motivuje lektory tyto nabídky číst, protože nespamuje, ale pečlivě třídí a nabízí pouze relevatní informace. Obsazování kurzů je tak díky tomu o něco snazší.
Rezervace času
Práce se studijními plány se stala v prozákaznicky orientované výuce samozřejmostí. Proto i v systému Schoolpartner vidí studenti ve svém rozhraní plán svého studia a vždy tak mají přehled o tom, co jej čeká a co budou umět na konci kurzu. Zveřejnění plánu máte samozřejmě zcela pod kontrolou, student jej tedy uvidí až se vy rozhodnete. No a pokud se studijními plány nepra+E31cujete, žádný strach, student ani odběratel v rozhraní žádnou takovou funkci neuvidí.
Zápisy lekcí
Filozofií Schoolpartnera je jednoduchost a přímočarost používání. Vykazování hodin je tak doslova záležitostí pár kliků, aby lektor nebyl přetížen administrativou. Rozhraní lektora je optimalizováno i pro mobilní zařízení, lektor tak může vykázat výuku třeba večer po cestě z poslední hodiny. I přes jednoduchost rozhraní můžete sledovat množství parametrů, jako jsou pozdní příchody, splněná domácí práce, probrané učivo po jednotlivých hodinách, nebo pouze jednou za měsíc. Prostě vše, co považujete při vedení školy za důležité.
Přehledy hodin
Předání informací o tom, co a kde který lektor odučil, je klíčový proces v každé jazykové škole. V systému Schoolpartner lektoři velmi přehledně a velmi jednoduše označí požadované informace o odučených hodinách ve svém rozhraní. Systém poté podle nastavených pravidel převede tyto informace automaticky do jednoho přehledu, ze kterého po schválení administrátorem školy opět automaticky vytvoří náhled faktur pro odběrale. Ve chvíli, kdy náhledy odsouhlasí zodpovědná osoba na straně školy, vytvoří systém samotné faktury. Složitý proces zkrácený na minimum.
Rozvrh v kalendáři
Každý lektor vidí své plánované termíny hodin v kalendářovém zobrazení, které je navíc aktivní a umožňuje mu tak se do administrace dané hodiny jednoduše prokliknout. Díky tomu je pro něj práce s kurzy a vykazováním hodin hračkou a oproti papírovým přehledům, či e-mailové komunikaci výraznou úsporou času.
Omluvenky odběratelem
Omluvenku z plánované hodiny nemusí do systému zadávat pouze student, může ji za něj zadat i personalista odběratele. Samozřejmostí je i to, že stejně jako v případě, že se omlouvá sám student, systém automaticky odešle e-maily s touto informací lektorovi daného kurzu a přepne status studenta na "omluven". Úspora času a starostí na straně administrátora školy je tak zcela zřejmá.
Vedoucí pracovníci
V praxi větších odběratelů je běžné, že postup ve studiu chce kromě samotných studentů a personalistů vidět také nadřízený studenta. V systému Schoolpartner lze jednoduše a přehledně nadefinovat skupiny zaměstnanců a jejich nadřízené. Personalista i poté vidí vše, za co je zodpovědný, vedoucí pracovníci ale vidí informace pouze o svých podřízených a o nikom jiném. Není tak třeba posílat excelové tabulky, vedoucí najde vše potřebné ve svém rozhraní.
Rozpory se zápisy
Studenti ve svém rozhraní vidí přehledně informace o lektorem vykázaných hodinách. Pokud z nějakého důvodu se zápisem nesouhlasí, mohou jej velmi snadno rozporovat prostřednictvím této funkce. Stačí vybrat danou položku a označit důvod rozporu. Administrátor má ve svém rozhraní přehled o všech rozporech a může je tak snadno řešit. Jednoduchost a úspora času na straně studenta a přehlednost rozhraní na straně administrátora zvyšuje kvalitu služeb, kterou zákazníkovi škola poskytuje. A díky této funkci můžete klidně zrušit papírové přehledy s podpisy.
Zpětná vazba
Nedostává se Vám zpětné vazby od studentů včas? Díky systému Schoolpartner mají studenti možnost poskytnout Vám zpětnou vazbu efektivně a rychle. Ať jsou s výukou spokojeni, nebo mají návrh na zlepšení. Ve svém rozhraní může každý student jednoduše a stručně zapsat, co má na srdci a jedním kliknutím Vám informaci odeslat. Máte obavu, že si budou studenti stěžovat? I to je možné, ale je lepší, když se to dozvíte včas a budete moci danou věc vyřešit ke spokojenosti studenta a zákazníka. Se systémem schoolpartner to bude hračka.
Přehled docházky
Se systémem Schoolpartner již nemusíte složitě připravovat přehledy docházky všech zaměstnanců odběratele. Ten je totiž přehledně vidí přímo ve svém rozhraní a i díky možnosti exportovat vše do aplikace Microsoft Excel může s těmito daty dále pracovat. Rozpočet na výuku na další rok je tak místo hodin záležitostí pár desítek minut. To přináší úsporu jak na Vaši straně, tak i na straně odběratele.
Faktury online
Ze zkušenosti víme, že odběratelé oceňují přehled a informace. Kromě jiného proto najdou ve svém rozhraní také všechny daňové doklady, které jste jim během spolupráce vystavili. Mohou se tak podívat i na to, z jakých položek, kurzů a hodin se faktura skládá. Pokud tedy nechcete odběratelům posílat faktury ze systému e-mailem po jejich vystavení, nemusíte. Ve svém rozhraní je odběratelé vždy uvidí.
Progres zaměstnanců
Systém Schoolpartner myslí i na obvyklý požadavek personalistů, mít o jazykovém pokroku svých zaměstnanců co největší přehled. Personalista odběratele, nebo nadřízený studenta vidí kromě jiných relevantních informací i posun ve znalostech a dovednostech všech zaměstnanců, kteří jazykové kurzy navštěvují. Zapomeňte na posílání dokumentů e-mailem, odběratel vše najde přímo v systému. Bezpečně a na jednom místě.
l.rezac@schoolpartner.cz
+420 777 911 522